Управление проектом в целом, и его финансовой составляющей в частности – задача не из легких. Когда компания ведет одно-два направления деятельности или проекта, с финансовым учетом справляются руководитель и бухгалтер, но, когда счет проектов или направлений идет на десятки, уже необходим штатный департамент или масштабный инструментарий помощи. Крупные корпорации могут позволить себе содержать финансовые департаменты во главе с финансовым директором, но сегодня мы поговорим об полезных инструментах, которые помогут малым и средним компаниям справиться с этой проблемой.
Перед организаторами мероприятий и концертов стоят десятки задач, особенно в случаях, когда ведется подготовка к длительному турне или большой серии мероприятий:
- Поиск различных партнеров, контрагентов и рекламодателей
- Выбор места проведения мероприятия
- Транспорт, логистика и трансферы
- Кейтеринг и техническое обеспечение райдеров
- Безопасность и персонал
- Билетные операторы и контроль.
Эти и множество более мелких, но не менее важных задач, встают перед организаторами ежедневно.
В итоге приходится работать с большим количеством контрагентов и денежных потоков, которые необходимо постоянно мониторить, например, контролировать своевременную оплату кредиторской задолженности и поступление платежей, при этом отслеживая динамику продаж и вовремя реагируя на изменение ее показателей. Именно поэтому необходимость решения, которое объединит проектные задачи с финансовыми потоками и даст возможность контролировать их в режиме реального времени было очевидным для индустрии. И такое решение не заставило себя ждать. Не так давно в сфере организации мероприятий и промоутерской деятельности появился новый облачный продукт – сервис финансового учета в проектном управлении организацией концертной деятельности FanFin. За относительно небольшой срок, прошедший с момента своего внедрения, сервис завоевал популярность среди профессионалов отрасли.
Как пояснил нам Евгений Пасичник, основатель сервиса Sibkassa.ru и концертного агентства «Премьера», «контроль финансовых потоков – проблема любого организатора. Когда планируешь большое количество мероприятий или концертов, и денежные средства перетекают из проекта в проект, крайне сложно, я бы сказал даже невозможно, отслеживать этот поток без нужных инструментов. Обычно у меня контроль и учет сводился к Google Документам или таблицам Excel, но в этих программах финансовый учёт примитивен. А всегда хочется контролировать движение средств, избегать кассовых разрывов и с помощью финансового планирования видеть экономику проекта в реальном времени. Речь идёт не только об отслеживании финансовых показателей, но и о своевременном реагировании на их резкие изменения. Общеизвестно, что возможность вовремя принять решение об увеличении или снижении затрат, изменить ценообразование – критически важно и является основой роста прибыли компании. Именно поэтому для меня FanFin, решающий все описанные задачи – важный инструмент финансового управления проектами».